Au moment de choisir un DMS et des fournisseurs tiers avec qui travailler, la sécurité est importante :

• Pouvez-vous identifier et contrôler qui peut accéder à votre système, quelles données sont accédées et à quel moment les données peuvent être accédées?
• Votre fournisseur vous permet-il de demeurer conforme aux lois et règlements de l'industrie et du gouvernement?
• Votre fournisseur vous permet-il de minimiser vos risques associés au mouvement et au stockage de données?

Demeurer conforme aux règlements
La conformité aux lois fédérales et provinciales est un élément important pour les concessionnaires, les manufacturiers et les fournisseurs de l'industrie. En raison de la complexité de la technologie, les concessionnaires doivent attendre de leurs fournisseurs DMS qu'ils comprennent les changements apportés aux lois et travaillent à rendre leurs systèmes conformes. Voici quelques exemples de règlements qui ont un impact sur la sécurité.

• Au niveau fédéral, la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) portant sur la confidentialité et la sécurité des données protège la confidentialité et l'intégrité des renseignements personnels des consommateurs.

Une des priorités de Reynolds est de faire en sorte que vos systèmes demeurent conformes et, qui plus est, nous avons les ressources pour nous tenir informés des changements constants de l'environnement.

Minimiser les risques du concessionnaire
Reynolds protège les concessionnaires qui utilisent les systèmes de Reynolds en maintenant l'intégrité du système grâce à des règles commerciales fiables afin d'assurer un accès sécurisé, contrôlé et bénéficiant de soutien.

Pendant plusieurs années, Reynolds a offert aux concessionnaires un service de Vérification de la sécurité des données pour contrôler l'accès à leur système par modem. Chez certains concessionnaires :

• Jusqu'à 73 % du temps de l'UCT était utilisé pour le fonctionnement de logiciel autre que Reynolds sur le système de la concession, diminuant fortement la performance du système.
• Nous avons découvert que plus de 100 tiers accédaient au système du concessionnaire sans sa permission.
• Les données corrompues de la concession causaient des erreurs dans l'impression, les champs et les calculs.
• Les sessions des utilisateurs n'étaient pas fermées correctement par les tiers, ce qui avait pour effet de bloquer les employés de la concession parce qu'aucune session n'était disponible et donc d'interférer avec les opérations de la concession.
• Des tâches de nuit ne s'exécutaient pas, empêchant l'exécution appropriée des fonctions comptables quotidiennes et mensuelles, de l'impression, de la sauvegarde, du stockage et de la répartition des données.
• Des accès non-autorisés aux applications, données et travaux d'impression donnaient lieu à l'usurpation d'identité des employés de la concession.
• Les données sur les ventes de véhicules de la concession étaient vendues sans que la concession n'en soit avisée.

Auparavant, les modems étaient utilisés pour les communications concession-à-manufacturier et pour le soutien et les mises à jour à distance. À présent, la plupart des manufacturiers n'utilisent plus les modems et Reynolds a également suivi ce mouvement en offrant des solutions de communications plus pratiques, plus économiques et plus sécuritaires.