Conformité

Trente-neuf pieds.  Il s'agit de la longueur moyenne d'un contrat de vente de voiture imprimé, présenté de bout en bout.  Et ça ne raccourcira pas.  De nouvelles réglementations continuent à voir le jour et les consommateurs déposent plus de litiges de conformité que jamais auparavant. Avec le coût des problèmes juridiques pouvant aller de quelques dizaines de milliers de dollars à l'ensemble de votre entreprise, par où commencer pour vous assurer que vous êtes protégé?

Si vous pouviez...

  • Travailler en toute confiance en sachant que vos processus vous protègent des litiges de conformité?
  • Convertir les processus manuels en processus numériques, en réduisant les erreurs et en protégeant les informations?
  • Suivre les documents du début à la fin d'une vente, et les stocker sous forme numérique pour les conserver en cas d'audits ou de poursuites judiciaires?
  • Protéger les informations personnelles identifiables (PII) de vos clients pour vous aider à rester en conformité avec la réglementation?

Voici comment

Le système docuPAD®

Le système docuPAD® est une solution de conformité qui vous permet de vous assurer que tous les documents sont exacts, signés et complets, tout en fournissant des informations complètes pour vous protéger contre les problèmes de conformité.  Si vous avez des contrats imprimés et empilés dans votre bureau aujourd'hui, il est temps de vous intéresser à docuPAD. 

  • Suivez la cohérence de la présentation pour vous assurer que vos directeurs F&A montrent chaque produit, à chaque fois, que le client soit en concession ou à distance.
  • Faites en sorte que vos clients vous fassent confiance en réduisant le temps qu'ils passent aux F/A et en leur donnant les moyens de dire "oui".
  • Éliminez les coûts de papier, d’encre et de messagerie pour les contrats de financement et d'après-vente.
  • Veillez à ce que tous les documents soient signés et complétés dès la première fois, afin que les clients ne soient pas obligés de revenir signer des contrats retournés plus tard.

Témoignage système docuPAD® - Hendrick

Brian Porta, vice-président, Éducation et formation

« Nous voulions devenir plus uniformes, plus conformes, plus respectueux de l'environnement en nous débarrassant de tout le papier. C'est pour cela que docuPAD est si génial. Vous avez un certain processus que vous devez suivre, vous ne pouvez pas oublier des documents. »

Johnny McKellar, Vice-président principal, Hendrick Autoguard

« Grâce au docuPAD, on a vraiment abattu ce mur. Il a donné au client la possibilité de faire partie de la transaction. Le producteur F&A et le consommateur font équipe pour créer des produits de protection de valeur et des occasions intéressantes pour le client, en veillant à ce que leur investissement soit protégé."

Brian Porta

« Les clients adorent leur expérience avec docuPAD. Ils aiment être en contrôle du processus. Ils achètent, ils ne se font pas vendre des choses, et il y a une grande différence entre les deux. »

Rick Hendrick, président du conseil d'administration de Hendrick Automotive Group.

« Les gens m'appellent et me disent que c'est la meilleure expérience qu'ils ont vécue dans un bureau des F&A. DocuPAD a fait la plus grande différence que nous ayons vue au cours des trois à cinq dernières années. Je pense que tout le monde devrait l'avoir. Pour moi, c'est le meilleur équipement que je n’ai jamais eu dans le secteur de l'automobile. »

Gestion intégrée des documents

Au-dessus du département des pièces. Dans la cage. Le compartiment de stockage à l'arrière. L'immeuble de l'autre côté du stationnement. Ce sont tous les endroits où personne ne veut aller pour signer une offre. Et une fois que vous l'avez trouvé, est-ce qu'il est rangé exactement au même endroit? Le respect des réglementations en cours a créé un monstre de papier avec lequel vous êtes obligé de composer.

La gestion intégrée des documents vous permet de stocker et de récupérer en toute sécurité des documents en format électronique, réduisant ainsi les responsabilités et économisant les coûts de stockage, le temps et les maux de tête.

  • Capturez et récupérez automatiquement les pochettes de vente, les documents et les rapports à la demande.
  • Réduisez les coûts liés au papier, à l’encre, aux impressions en double et au stockage.
  • Imprimez, exportez ou envoyez des documents par courriel à tout moment.
  • Hébergez vos documents dans le nuage pour les consulter et les récupérer en toute sécurité.
  • Réduisez les risques de fichiers inutilisés, endommagés ou volés grâce à un accès aux documents sécurisé.

Simplifiez la gestion de vos documents

Des documents des F&A, des factures de pièces, des BT et des documents de la paie sont générés dans votre concessionnaire à tous les jours. Ils sont créés dans un département, mais lorsqu'ils seront prêts à être archivés ou éliminés, ils auront changé de mains plusieurs fois. Ils finissent par être ajoutés à des piles de papiers plus grandes, endommagés, égarés, remplacés, et on espère qu'ils seront éventuellement classés.

Mais qu'arrive-t-il lorsqu'il devient nécessaire d'accéder à un de ces documents? Quelqu'un doit aller fouiller dans des dossiers et des boîtes pour les retrouver en espérant qu'ils sont à leur place. Entre-temps, vos employés attendent, vos clients se sentent oubliés et vos documents sont devenus un fardeau insurmontable.

Les choses ne devraient pas être ainsi.

Les documents peuvent désormais être archivés électroniquement dès leur création, sans qu'il soit nécessaire de les imprimer et de les numériser. La frustration est disparue et les montagnes de paperasse sont transformées en documents numériques qui peuvent être facilement visualisés, imprimés, envoyés par courriel et exportés directement à partir de votre système.

Vos employés auront accès aux informations dont ils ont besoin, peu importe où ils se trouvent dans le concessionnaire, ce qui simplifie vos opérations et élimine le fardeau de la paperasserie de votre entreprise.

Ce que vous pouvez expérimenter:

« Avant de mettre en œuvre le système docuPAD, 15 % des transactions étaient renvoyées par la banque en raison de l'absence de signatures, de formulaires ou d'autres erreurs cruciales pour le processus de financement. Désormais, nous ne manquons aucun document car le système docuPAD ne nous laisse pas avancer tant que chaque signature n'est pas capturée. Comme tout est enregistré électroniquement, nous pouvons garantir notre conformité. »

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