Stockage numérique de documents
Qu'il s'agisse d'une pochette de vente, d'un bon de travail ou d'une facture, vous manipulez beaucoup de papier. Il y en a partout - la cage au-dessus du service des pièces, le conteneur de stockage à l'arrière, le bâtiment de l'autre côté du stationnement, et certainement les classeurs du bureau. La dernière fois, remplir les exigences d'un audit a pris des semaines. Il est temps de réduire le stockage de papier.
Si vous pouviez...
- Consulter rapidement et facilement des documents sur votre ordinateur au lieu de chercher des copies papier?
- Stocker tous les documents relatifs à la vente ensemble pour y accéder facilement?
- Réduire le temps nécessaire pour trouver des erreurs dans les bons de travail et les factures?
- Maintenir la conformité et s'assurer que tous les documents sont signés et stockés correctement?
- Éliminer le stress lors des audits grâce à un accès instantané aux documents archivés?
- Réduiser les risques de fichiers inutilisés, endommagés ou volés grâce à un accès aux documents sécurisé?
Voici comment
Le système docuPAD®
Avec une vente moyenne produisant 39 pieds de papier par copie, votre concession déborde de pochettes de vente. Ils ne sont presque jamais au bon endroit quand on en a besoin, et s'ils le sont, il manque quelque chose. Le système docuPAD transforme le processus de F&A en le faisant passer de l'usage intensif du papier au numérique grâce à une présentation numérique du menu et à la signature électronique des formulaires.
- Signez et stockez les documents relatifs à la vente par voie électronique dès le début.
- Fournissez aux clients des copies numériques des contrats.
- Veillez à ce que tous les documents soient signés, complétés et stockés dans une pochette électronique afin qu'ils soient conservés ensemble et faciles à trouver.
- Réduisez le temps et les coûts de gestion du papier grâce aux copies numériques
- Profitez d'une transaction propre et adaptée, des F&A à la comptabilité.
- Numérisez tous les documents à l'encre humide requis qui seront stockés dans la pochette de vente électronique avec le reste de la vente.
Gestion intégrée des documents
Entre les factures, les bons de travail, les pochettes de vente et les autres documents essentiels, combien de temps vous faut-il pour classer le papier? Combien de temps vous faut-il pour retrouver ces documents lorsqu'un client en demande une copie ou que c'est le temps d'un audit? N'est ce pas frustrant quand ils ne sont pas au bon endroit? La gestion intégrée des documents vous aide à collecter, stocker et récupérer des documents numériques en toute sécurité.
- Enregistrez automatiquement les documents, tels que les bons de travail, les factures et les rapports, directement dans la gestion intégrée des documents d'ERA-IGNITE.
- Réduisez les coûts liés au papier, à l'encre, aux doublons et au stockage du papier.
- Réduisez le risque de fichiers mal utilisés, endommagés ou volés, dont le remplacement peut coûter en moyenne 220 $.
- Imprimez, exportez ou envoyez instantanément des documents par courrier électronique directement depuis votre poste de travail.
- Trouvez rapidement les documents que vous recherchez grâce à une fonction de recherche simple.
eApprobation
Les postes de travail des conseillers sont couverts de papier. Vous en avez besoin pour suivre l'approbation des clients sur les travaux recommandés. Il vous rappelle ce qui doit être approuvé et vous donne un document à signer par le client pour indiquer son approbation. Mais tout ce papier se perd dans l'agitation de la journée et finit par être rangé dans une boîte de documents.
- Accélérez les délais d'approbation en envoyant les travaux recommandés directement sur le téléphone de votre client.
- Aidez les clients à comprendre les recommandations et à en voir la valeur en joignant des photos et des vidéos réelles de leur véhicule prises lors de l'inspection multipoint.
- Enregistrez automatiquement les travaux approuvés et refusés dans le DMS pour un suivi facile.
Ce que vous pouvez expérimenter:
« Grâce à la gestion intégrée des documents (IDM) et docuPAD, nous pouvons conserver tous les documents dans un dossier électronique central, ce qui nous permet de réduire les erreurs. »
« Avec la gestion intégrée des documents, vous pouvez tout extraire, donc il ne s'agit pas seulement de la vente de la voiture, mais de tout. »
